Procrastination : 6 étapes pour arrêter de tout remettre au lendemain

La procrastination est le fait de remettre au lendemain quelque chose que l’on peut ou doit faire le jour même.

Que ce soit dans le domaine professionnel ou personnel, nous sommes tous concernés. Nous avons tous déjà vécu cette situation, vous savez à chaque fois que vous vous dites : « je dois finir ce truc là c’est important, mais j’ai la flemme, … » et que vous décidez donc de remettre au lendemain, puis au surlendemain… quelque chose de très important que vous deviez finir.

Il a été montré que procrastiner souvent et de façon chronique a un effet négatif sur la vie des personnes. Cela vous étonne? Ces personnes seraient plus sujettes au stress, et cela pourrait avoir des conséquences sur leur santé.

C’est aussi devenu un des fléaux de la productivité au travail. Les salariés sont encadrés mais trouvent des ruses pour faire durer certaines tâches plus que de raison. Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs sont souvent livrés à eux-mêmes. Ils sont leur propre patron, donc parfois aussi fortement enclin à la procrastination sur des tâches qui ne leur plaisent pas comme l’administratif. J’ai d’ailleurs écris un article sur le sujet : comment vaincre sa phobie administrative.

Si vous envisagez de démarrer une reconversion professionnelle, de vous mettre à votre compte ou de monter votre entreprise, vous devez prendre conscience des risques de la procrastination sur votre activité et mettre en place des stratégies pour l’éviter.

Parmi les questions que l’on me pose le plus souvent, les 2 plus fréquentes sont :

• Pourquoi je n’y arrive pas ? pourquoi je repousse sans cesse alors que je sais que je dois le faire et que je vais surement être obligé de le faire à la dernière minute, et donc pas forcément dans les meilleurs conditions…
• Comment faire pour réussir à finir ce que je dois faire dans les temps et vaincre la procrastination.

Pour vaincre la procrastination, s’intéresser au pourquoi ne va pas nous apporter grand-chose, mais il est toujours intéressant de balayer rapidement les causes et raisons qui nous poussent à mettre en place ce mécanisme d’évitement ou de fuite.

 

 

D’où vient notre tendance à tout remettre au lendemain

 

Alors d’abord premièrement la procrastination n’a rien de pathologique. Votre libre-arbitre vous joue des tours ? Votre auto-motivation vous fait défaut ? Votre volonté est mise à mal ? Vous vous sentez faibles.

Il faut d’abord comprendre que ce comportement parfois inadapté est très complexe. Il résulterait d’un savant mélange : de degré de confiance en soi face à la tâche, de valeur de la tâche accomplie, de sensibilité aux délais et n’aurait rien à voir avec l’influence du perfectionnisme, selon le professeur Piers Steel, Docteur en psychologie, de l’université de Calgary (Canada). Ce qui remettrait en question une bonne partie des approches sur la question.

 

Nous sommes des jouisseurs nés.

 

Notre cerveau préfère aller vers ce qui nous rapporte plus de plaisir et de dopamine plutôt que d’affronter des choses qui nous paraissent au premier abord  moins « sympas ». C’est le court terme qui prime toujours avant le long terme, car nous n’avons pas forcément entrainé notre cerveau à voir à long terme. Avoir une vision à long terme permet de devenir proactif et donc de limiter fortement la procrastination.

Le Professeur Richard Lévy, neurologue à l’hôpital de la Pitié-Salpêtrière, à Paris explique dans une interview de sciences et avenir : “D’un point de vue des neurosciences, avant d’agir, l’être humain évalue en permanence la valeur d’une action selon une balance bénéfice/effort ou récompense/effort, adaptée au contexte“.

 

Notre zone de confort  

 

Si vous estimez que l’effort n’en vaut pas la récompense alors vous n’allez pas bouger.  Ou bien si les bénéfices perçus sont ressentis comme faibles par rapport au niveau d’effort ou de pénibilité, alors le taux de procrastination sera très élevé et vous allez encore et toujours remettre au lendemain ce que vous pouviez faire le jour même.

Mais il faut bien comprendre que personne ne réussit à créer une entreprise, ou à changer de vie en ne faisant que des choses agréables. Le changement des habitudes passe souvent par un changement des comportements de tous les jours qui sont perçus comme anodins. On ne voit pas l’intérêt de changer son comportement car on estime que cela n’aura pas d’impact sur sa vie, donc un bénéfice faible, qui entraîne la procrastination.

 

Le manque de confiance 

 

Une étude anglaise de 2010 a montré que plus des étudiants étaient angoissés à l’idée de passer leurs examens et plus ils repoussaient leurs révisions à la dernière minute.

Le manque de confiance en soi peut mettre la personne dans un état d’esprit de perdant, et donc l’inciter à repousser ou à abandonner plus facilement les tâches fastidieuses par peur de l’échec.

 

Nous comptons trop sur les autres 

 

Autrement dit, alors que nous pourrions avancer sur notre projet ou dans nos activités, nous attendons, soit un avis extérieur, une aide, un soutien, un coup de main qui souvent, au lieu d’avoir l’effet bénéfique escompté, nous retarde ou nous empêche concrètement d’avancer.

 

Face à ce constat, que pouvons-nous y faire ? comment pouvons-nous y remédier?

Voici ma méthode en 6 étapes clefs pour arrêter de trop procrastiner et vous aider à faire les choses qui sont importantes pour vous.

 

 

 

6 étapes clefs pour arrêter la procrastination

 

1 – Se préparer : noter les choses à faire

 

Le temps de la réflexion est une économie de temps.  Publilius Syrus

 

Si vous lisez mon blog, vous m’avez déjà entendu dire : « notez tout ! » Ici encore, avant de commencer à agir, je vous invite à faire l’état des lieux de votre situation, des choses en suspens, et des tâches que vous avez à faire et terminer.

Pour cela, privilégiez une approche simple, pas une usine à gaz :  une simple liste. Pas une  to-do liste car vous allez la modifier avant d’agir et filtrer.

Il s’agit ici juste de prendre de la hauteur, un peu de recul. Je me rappelle quand je devais réviser de gros examens en école d’ingénieur, je mettais toujours tous mes cours par terre. J’avais ainsi une vue globale et je pouvais identifier les chapitres importants. Je révisais ainsi toujours les chapitres prioritaires en premier que j’avais classés par ordre stratégique. Comme ça, même si je m’y mettais à la dernière minute je savais exactement ce que j’avais à faire, j’allais beaucoup plus vite ce qui m’évitait de me noyer dans les centaines de pages à travailler.

Maintenant que vous avez fini votre liste, prenez un peu de temps pour vous poser dessus et classer par ordre d’importance et par catégories vos tâches, actions ou objectifs à réaliser.

Si vous ne l’avez jamais fait, un bon moyen d’identifier les choses vraiment importantes à réaliser, c’est de vérifier que ces choses sont reliées à vos valeurs. Vous pouvez vous appuyer sur mon article : valeurs humaines, pour identifier et travailler vos valeurs . Vous pourrez vérifier si les actions de votre liste de tâches en suspens (que vous procrastinez) sont connectées à vos valeurs.

En résumé :

• Notez et listez
• Classez par importance
• Alignez sur vos valeurs

 

Attention : pour les grands procrastinateurs, ne faites pas durer longtemps la préparation, car celle-ci peut vite avoir un effet pervers, et se transformer en une source de procrastination intelligente ! La procrastination intelligente, c’est se trouver des tas de bonnes raisons intellectuelles pour contourner, éviter, et ne pas faire ce que l’on sait que l’on doit faire. C’est ne pas se lancer en expliquant avec de bonnes raisons qu’on est pas prêt et qu’on a besoin de plus de préparation.

 

2 – Se concentrer sur ce qui est vraiment important

 

A présent, prenez votre liste de tâches que vous avez classé, et passez-les par la moulinette de ces 5 étapes :

 

Revoir ses objectifs 

Pour chacune de vos tâches, faites un tableau rapide de 8 colonnes et remplissez chacune d’entre elle avec :

• Tâche : quelle tâche vous n’arrivez pas à accomplir
• Objectif : à quoi sert cette tâche, pour servir quel objectif
• Valeur associée : cette tâche et cet objectif satisfont cette valeur
• But : Quelle est la finalité
• Bénéfice court terme : immédiat
• Bénéfice long terme : qu’allez-vous en retirer à long terme
• Importance : est-ce que c’est important pour vous, votre vie, votre projet
• Action : décidez de l’action à mener (voir en dessous)

Pour chaque tâche et donc chaque objectif, vous devez marquer l’action à mener dans la colonne Action. Cette colonne est très importante. Car pour chaque ligne vous allez prendre une décision. Que vous ayez 10 lignes de tâches, ou 50 c’est la même chose. Vous allez choisir parmi ces 5 options, en fonction de ce que vous avez écrit dans la case importance :

• À FAIRE tout de suite
• À modifier
• À reconsidérer
• À supprimer
• À déléguer

En remplissant le tableau, vous avez tous les éléments pour prendre une décision. Privilégiez les bénéfices à long terme.

 

Prioriser vos actions en utilisant la règle du 20/80

Une fois que vous avez votre liste d’objectifs ou de tâches prioritaires à faire tout de suite. Faites preuve encore 5 minutes d’analyse avant de vous précipiter 😉 pour définir par laquelle ou lequel vous allez commencer. Pour cela, demandez-vous quelle est celui qui aura le plus d’impact sur vos résultats futurs. Car environ 20% de vos actions provoquent 80% de vos résultats. Focalisez-vous donc sur les 20% et mettez-y votre énergie.

Cela ne veut pas dire qu’il faut laisser tomber les autres tâches, non mais cela vous permet d’avoir des résultats plus vite, en commençant par ce qui va avoir le plus d’effets, sur vous, votre vie, votre projet. Comme pour un régime, on a besoin de voir des résultats rapidement sinon on se décourage. Le fait de faire enfin des choses vraiment importantes que vous laissiez de côté va être très stimulant.

Et comme votre cerveau est en quête de dopamine pour vous pousser encore plus à agir, cela va avoir un effet booster, et tueur de procrastination.

Gardez toujours en tête que l’important est de faire. Ces opérations doivent aller vite.

 

Supprimer les parasites et pollutions extérieures

Vous avez votre liste d’actions prioritaires, vous allez maintenant mettre toutes les chances de votre côté pour performer et maximiser vos résultats et votre productivité.

 

 

Assainir votre environnement

Quand quelque chose est important, c’est mieux de travailler au calme, dans un bureau rangé. La méthode 5S a été inventée au japon pour aider les salariés de l’industrie à être plus organisés mieux travailler. On réfléchit et on agit plus vite dans un environnement organisé, rangé et structuré. Concrètement la méthode 5 S c’est :

Seiri	Trier, jeter, recycler, archiver, placer les outils de travail selon leur fréquence d’utilisation.
Seiton	Ranger, classer de manière à limiter les déplacements physiques ou le port d’objets lourds, optimiser l’utilisation de l’espace.
Seiso	Nettoyer, réparer.
Seiketsu	Ordonner les documents ou son poste de travail de manière à ce qu’une autre personne puisse s’y retrouver.
Shitsuke	Être rigoureux, appliquer les 4 opérations précédentes et les maintenir dans le temps.

Cette méthode a été développée pour l’industrie mais peut s’appliquer dans les cadre de travail, que l’on soit seul ou à plusieurs. Inspirez-vous de la méthode 5S pour vous créer un espace de travail agréable pour garder les idées claires et où vous vous ne perdrez pas de temps à chercher vos documents, outils…Le 5S peut s’appliquer également pour votre bureau d’ordinateur.

 

Se libérer des tentations :

Nous vivons dans un monde connecté et il est de plus en plus difficile de travailler sans être tenté, ou dérangé…C’est pour cela qu’il faut être proactif et agir pour se libérer des tentations. Quand vous décidez de travailler sur des sujets, objectifs ou tâches importantes, comme ceux que vous avez notés :

• Mettez systématiquement votre téléphone en silencieux et surtout pas en vibreur, retournez-le pour ne pas voir l’écran s’allumer ou rangez-le à l’abri de votre regard jusqu’à temps d’avoir fini ou de faire une pause.
• Éteignez votre ordinateur si vous n’en avez pas besoin,
• Si vous devez travailler sur votre ordinateur, surtout désactivez toutes les notifications, news, feed, alertes email, popup. Coupez le son. Le plus simple si vous n’avez pas besoin d’internet : coupez votre Wifi.
• Mettez votre téléphone fixe sur messagerie, sans pouvoir entendre les messages ni la sonnerie. (Si vous le pouvez, mais je ne connais pas de professions ou d’activité qui ne peut pas faire cela pendant 2h par jour)
• Venez par exemple très tôt le matin à votre bureau,
• Travaillez dans un endroit isolé et calme, ou louez un espace privé à la ½ journée si besoin.

 

S’éloigner des personnes parasites

Parfois pour des raisons professionnelles, on a tendance à aller prendre des cafés, à parler, à faire des têtes à têtes, mais cela peut parfois durer des heures et nous détourne de nos objectifs.

Décidez de repousser les rendez-vous non importants ou qui ne sont pas plus prioritaires que vos objectifs personnels.

J’ai rencontré une personne un jour, qui se plaignait de ne pas avoir de clients. Mais elle passait 4h par jour à rencontrer des personnes pour développer son réseau. Ce qui pouvait sembler une excellente idée, sauf qu’elle n’avait pas défini et construit une offre claire au préalable et elle comptait sur les autres pour l’aider !  Voilà un bel exemple de procrastination intelligente.

La vie sociale est indispensable pour notre équilibre. Mais parfois on peut y passer beaucoup trop de temps, à écouter des gens sans intérêt parler. Sachez faire la différence entre une personne qui peut vous apporter, et une personne qui vous mobilise votre temps et votre énergie pour rien.

 

Découper vos objectifs en sous tâches

Une des causes de la procrastination parfois est que les objectifs ou tâches sont mal définis et surtout trop gros qu’on ne sait pas par où commencer. Si c’est le cas, que vous sentez que la tâche est trop ardue, alors décomposez vos objectifs en sous-objectifs et en tâches élémentaires.

Je vous donne toute l’approche et la technique dans cet article pour exploser vos objectifs à chaque fois.

Attention :  là encore veilliez à ne pas chercher à couper les cheveux en 4 ! Passez plus de temps à faire qu’à préparer.

 

Toute tâche accomplie, même de manière imparfaite, vaut mieux qu’une idée ou une pensée même la plus géniale si elle reste dans les méandres de votre cerveau.

 

 3 – En faire moins, mais le faire régulièrement : surtout FAIRE simple

 

 La préparation ne sert à rien si on ne passe pas à l’action.

Pour vous garantir que vous allez avancer. Sélectionnez 3 actions importantes  parmi les 20%  à faire, chaque jour.

Ensuite peu importe ce que vous faites dans la journée, vous devez accomplir ces 3 actions, ou réaliser ses 3 tâches. Uniquement 3. Cela peut être : envoyer une candidature, un mail, finir un dossier, ranger ou classer des documents, prendre contact avec une personne, répondre à un courrier important, …

Vous avez compris, dites-vous que si vous faites 3 choses par jour ultra importantes et impactantes pour vous, votre projet ou votre entreprise, tous les jours, cela représente 90 actions environs par mois qui vous rapprochent de vos buts.

Soyez simple. Trouvez des systèmes simples. Simplifiez toutes vos actions à l’extrême et faites.

 

 

4 – Évaluer le temps de réalisation des actions et faire des pauses

 

On minimise très souvent le temps de réalisation de nos tâches, quelles qu’elles soient. Et c’est un critère d’échec et de procrastination fréquent.  On sous-estime la durée, la difficulté pour terminer et on s’arrête en plein milieu pour repousser la reprise et ne jamais vraiment s’y remettre, sauf si on y est obligé.

Mon conseil pour éviter cela : plus vous découpez vos objectifs en tâches élémentaires, et plus ils seront réalisables facilement et rapidement. Là encore la préparation est la clef (mais trop de préparation tue la préparation on est d’accord ? )

Vos 3 tâches à faire par jour ne doivent pas forcément être longues et laborieuses. Par contre elles doivent être importantes (pour votre projet et vous) et vous faire avancer dans vos objectifs vers vos buts.

 

Surestimer la durée

Pour ne pas vous tromper dans l’évaluation du temps, je vous recommande de toujours surestimer la durée d’une tâche. Je vois souvent des personnes me dire qu’envoyer un email met 5 minutes (Pour un mail professionnel, un peu structuré). Avez-vous déjà chronométré ? Chaque fois que je le fais cela prend 15 minutes au moins !

Du coup, si répondre à un mail est une de vos actions prioritaires, estimez le temps que vous pensez mettre et multipliez-le par 3 !  Cela vous permettra de toujours finir dans le temps que vous vous êtes fixé et donc de boucler vos objectifs avec un sentiment de satisfaction, crucial pour rester dans la bonne dynamique.

 

Commencer votre journée par vos 3 tâches

Définissez ce que vous devez faire la veille pour le lendemain. Et commencez toujours la journée par réaliser vos 3 actions ultra prioritaires du jour. Comme ça peu importe ce qu’il se passera après, vous aurez fait ce que qui était le plus important.

 

Faire des pauses

Notre cerveau fonctionne sur le circuit de la récompense. Chaque fois que vous finissez une tâche importante, prenez 5 minutes pour vous féliciter et faites une pause. Juste le temps de vous dire : « Super, ça s’est fait, encore une chose d’importante effectuée qui me rapproche de mon objectif, de mon but, du succès de mon projet ». Cela va vous faire du bien, développer votre estime et votre confiance en vous en vous motivant à continuer jour après jour.

 

5 – Travailler en séquentiel : 1 tâche à la fois et pas en multitâche

 

Nous ne sommes pas multitâches. C’est un fait scientifique. C’est la raison pour laquelle nous ne pouvons rester concentré que sur une seule chose à la fois quand on veut être réellement efficace et performant.

Nous avons le sentiment d’être multitâches, mais c’est une illusion. Notre cerveau commute très rapidement entre certaines tâches. Souvent une des tâches est automatique (marcher, respirer, cligner des yeux, déglutir,…). Dans ce cas cela fonctionne, sinon nous ne pourrions pas marcher et parler en même temps ! Vous imaginez.  Nous avons également codé certains comportement grâce à nos apprentissages ( conduite, piano, sport,… ) , dans ce cas là aussi c’est l’entrainement et la répétition qui génèrent des automatismes. Mais par contre lorsqu’il s’agit de 2 actions liées à nos fonctions cognitives : parler, penser, agir de façon consciente et réfléchi, cela peut vite devenir compliqué !

Tout cela pour vous montrer qu’il est toujours préférable d’être mono-tâche quand il s’agit de sujets liés à la procrastination ou au travail.

 

Fini la dispersion

Avez-vous déjà vu essayé de rédiger un mail en étant au téléphone ? A votre avis, quel est le niveau d’écoute ? et la qualité du mail, l’orthographe ? Il est toujours préférable de finir son email et de rappeler la personne après.

 

Bonjour la focalisation, la concentration

Apprenez à finir une tâche avant d’en commencer une autre. C’est un point important, ne commencez pas 10 choses en même temps. Travailler en séquentiel veut dire enchaîner une tâche après l’autre. Vous pouvez regrouper les tâches en fonction de leur catégorie et les traiter par lot, à la suite, vous serez encore plus efficace. Par exemple, rédigez tous vos mails en une fois. Passez tous vos appels dans la foulée. Comme toute activité, au bout d’un certain temps on devient plus à l’aise, on est chaud, et on commence à prendre des automatismes et on devient du coup plus performant et donc on prend plus de plaisir.

 

 

6 – Se faire des retours réguliers

 

Lorsque nous nous attaquons à un problème comme la procrastination, nous avons besoin d’encouragements, de motivation pour ne pas baisser les bras. C’est vrai au début pour se donner du cœur à l’ouvrage mais c’est aussi nécessaire pendant qu’on travaille pour rester engagé.

Comment vous faire des retours réguliers (ou feedback)  de façon simple et rapide en 3 minutes ? Ça correspond à quoi ?  Et bien c’est juste une appréciation factuelle positive et constructive que vous allez vous faire tous les jours. Pour cela, il suffit à la fin de votre journée de prendre 3 minute pour lister dans un carnet ou sur l’ordinateur :

• 3 choses positives factuelles que vous avez réalisées dans la journée pour vous (normalement c’est facile vous avez fait vos 3 actions concrètes) et vous féliciter de les avoir traitées
• 1 piste d’amélioration sous forme de solution applicable immédiatement (de quelque chose que vous auriez pu faire différemment), comme si vous vous donniez un conseil pratique.
• 1 point dont vous êtes particulièrement fier.

Tenez à jour ce carnet, ou ce fichier, cela vous permettra de voir tout le travail que vous avez accompli, et toutes les belles choses que vous avez réalisées. Mais également de garder un œil sur les améliorations possibles.

C’est avec ces actions quotidiennes que vous renforcerez votre confiance en vous et améliorerez considérablement votre estime de vous jour après jour pour faire disparaitre l’envie de procrastiner en faisant de vous un guerrier.

 

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